Dags för konferens? Så ser du till att den blir avdragsgill!

Till skillnad från till exempel en personalfest så ses inte en konferens som representation. Det innebär att kostnader för mat och underhållning kan bli avdragsgillt för ditt företag. Tänk dock på att huvudregeln är att en kickoff eller konferens ska vara ”ekonomiskt motiverat och gynnsam för företaget.

För att dokumentera att det inte rör sig om en ren nöjesresa så bör du upprätta ett kursprogram där du skriftligen dokumenterar evenemanget. Kan du påvisa nyttan för företaget så blir även kostnader för måltider och nöjen för personalen normalt fullt avdragsgilla.

Viktigt att tänka på är också att vissa förutsättningar måste uppfyllas för att anställda ska slippa förmånsbeskattas:

• Minst 6 timmar per dag ska ägnas åt arbete eller utbildning.
  
• Sammankomsten bör vara obligatorisk för alla anställda och alla måltider ska vara gemensamma.
  
• I huvudsak ska det vara ett internt arrangemang för företaget.
• Om resan sträcker sig över en hel vecka är kravet att den effektiva arbetstiden ska uppgå till minst 30 timmar, vilka ska vara jämnt fördelade under veckan.

För att ovan ska kunna styrkas är det alltså rekommenderat att upprätta en agenda och ett mötesprotokoll som styrker att dessa parametrar uppfyllts. Normalt sett blir den anställde alltså inte förmånsbeskattad för sidoaktiviteter och nöjen som exempelvis spa eller en vinprovning men även om kravet på minst sex timmars arbete per dag uppfylls så kan för stora inslag av nöjen innebära beskattning. Med andra ord ska arbetsinsatsen komma i första hand men en viss guldkant är accepterad ur skattesynpunkt.

I normalläget är det grönt ljus att förlägga kickoffen inom EU. I det fall det rör sig om ett mer avlägset resmål ska du kunna visa på att det är till nytta för bolaget, till exempel om företaget har en anknytning till landet.

Tänk på att om du eller en anställd tar med sin partner så klassas det som en indirekt och skattepliktig förmån för dig eller den anställda. Förmånen ska värderas till marknadsvärdet av de merkostnader företaget haft, såsom partnerns resa och mat.

Vill du läsa mer djupgående kring ämnet så har Skatteverket bra information här.