Får du kasta kvittot direkt? Här är reglerna du måste ha koll på
Pärmar fulla av papperskvitton och överfulla arkivkartonger är ett minne blott. Sedan kravet på att spara pappersunderlag slopades kan du slänga pappersoriginalet så fort kvittot är fotat och digitaliserats. Men hur fungerar det med äldre kvitton från tidigare år och vad ställer lagen egentligen för krav på bildkvalitet? Vi går igenom hur du hanterar dina digitala kvitton rätt och tryggt.
Slut med papperskrångel - så hanterar du digitala kvitton
Att spara kvitton i skokartonger och pärmar är sedan länge ett minne blott. Sedan ändringen i bokföringslagen trädde i kraft den 1 juli 2024 slipper svenska företagare kravet på att spara pappersoriginal. Det innebär mindre pappersarbete och mer tid för affärer, samtidigt som det blir lättare att hålla koll på siffrorna.
Här går vi igenom hur reglerna fungerar.
Så fungerar det
Så fort ett kvitto eller en leverantörsfaktura har fotats eller skannats och sparats i digital form får du slänga pappersoriginalet. Du behöver inte vänta ut några treårsfrister eller spara pappret för säkerhets skull. Gamla kvitton från tidigare räkenskapsår kan också slängas, förutsatt att de redan finns digitaliserade i ditt bokföringssystem och är fullt läsbara.
Tre saker att tänka på innan du slänger kvittot
Även om papperskrånglet är borta ställer bokföringslagen fortfarande krav på att underlagen sparas tryggt:
- Säkerställ att allt syns på bilden: Innan du kastar kvittot måste du kontrollera att fotot är skarpt. Datum, belopp, moms, leverantör och vad köpet avsåg måste framgå tydligt. Är kvittot långt går det bra att ta flera bilder.
- Spara digitalt i 7 år: Kravet på arkiveringstid har inte förändrats. All räkenskapsinformation måste fortfarande sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, skillnaden är bara att arkiveringen numera sker helt digitalt.
- Ha säkra backuper: Det är du som företagare som ansvarar för att underlagen inte försvinner. Förlita dig inte enbart på telefonens minne, utan se till att underlagen sparas på ett säkert ställe.