Vad gör du när din kund inte betalar och hur fungerar inkasso?
Ett stort problem för många företagare är att vissa kunder betalar sent eller i värsta fall inte betalar alls, vilket kan försämra likviditeten och i värsta fall leda till kundförluster. När är det läge att ta till inkasso och andra åtgärder och hur ska man tänka kring detta? För att bringa klarhet i detta tog vi en kaffe med Johan Lewerth på Observa Inkasso.
Johan Lewerth är jurist och har arbetat med inkasso-relaterade frågor sedan 2009. Idag är han operativt ansvarig på Observa Inkasso & Juridik i Borås. För att ta reda på hur man som företagare ska tänka kring sena betalare och inkasso ställde Rebecca hos oss ett par frågor till Johan.
Hej Johan! När bör man som företagare överväga att skicka vidare en förfallen faktura till inkasso?
Man skall alltid skicka vidare fordran för indrivning så snart man kan efter att den förfallit, ett bra riktmärke är fem dagar dagar efter påminnelsefakturans förfallodag. Anledningen är att det är viktigt att man snabbt agerar genom att skicka ut krav och genom att man vidtar indrivningsåtgärder. Ju tidigare vi som ombud kan hjälpa er med att driva in fordran desto högre lyckandegrad kan vi nå tillsammans med er.
Är det något man kan göra själv eller bör man ta hjälp av ett inkassoföretag?
Det man själv kan göra är att sätta upp bra interna rutiner kring sin egen fakturering och påminnelsehantering. Sen finns det alltid fördelar med att anlita ett externt ombud. För de första så får brevet bättre slagkraft när det är tydligt att det kommer från en annan part än fordringsägaren. För det andra är det alltid fördelaktigt att anlita en extern partner som kan komma med input hur man bäst kan hantera sena betalningar.
Vad händer om kunden inte betalar trots att denne fått ett inkassokrav?
Betalas inte inkassokravet så vidtas åtgärder för att försöka få tag på kunden. Når man inte fram till kunden och inte lyckas med att nå en uppgörelse vidtas som regel rättsliga åtgärder i form av ett betalningsföreläggande efter avstämning med klient.
Är inte risken att man ”förstör” en kundrelation genom att skicka ett inkassokrav?
Givetvis finns det alltid en risk att en kund inte vill göra fortsatta affärer om man skickar ett inkassokrav men det tillhör inte det vanliga. Har man en bra rutin med sin fakturering och påminnelsehantering så blir det sällan ett problem. Man bör fråga sig själv om det är så att man verkligen vill ha kvar en relation med en kund som inte sköter sitt åtagande genom att utebli med betalningen. Det är viktigt att poängtera att ett inkassokrav inte genererar någon anmärkning eller liknande.
Vi på Observa har ett uttalat arbetssätt att vårda våra kunders varumärke som om det vore vårt eget och tar alltid en dialog med våra uppdragsgivare för att säkerhetsställa detta.
Hur fungerar det för mindre och medelstora företag som inte är vana att arbeta med inkasso? Är det dyrt att skicka ett fåtal inkassokrav?
Vi har lösningar för alla bolag oavsett om de är stora eller små. Vi har alla tekniska lösningar med API-kopplingar till de allra flesta affärssystem idag, men vi kan även jobba manuellt med våra kunder. Vi har valt att inte ha någon differentiering för att skicka få eller flera krav. Vårt avtal och prissättning är transparent och tydligt för alla våra kunder. Bara för att man är en liten kund så skall det inte vara dyrare att ta hjälp av Observa för sin kravhantering.
Vi har heller inga start- eller årskostnader från våra kunder, vilket gör oss till en bra partner även om du har enstaka eller få inkasso-ärenden.
Hur gamla kundfordringar kan man bearbeta?
Man kan bearbeta alla kundfordringar som inte är preskriberade, dvs. i stora drag fordringar som är yngre än 10 år när det gäller en fordran mellan näringsidkare och yngre än tre år om det gäller en fordran mellan näringsidkare och konsument. Sedan finns det när det gäller hyresfordringar för avflyttade lite speciella regler. Vi kommer ofta i kontakt med kunder som har ”gamla surdegar” där man gett upp att få betalt och där vi ofta lyckats få slutkunden att reglera fordran.
Det finns ju många inkassobolag på marknaden idag – hur sticker ni på Observa ut?
Observa sticker ut som en ny och innovativ aktör på marknaden genom att vi är kundorienterade och helt transparenta i vår handläggning. Blir man kund hos oss får man alltid en egen handläggare som man alltid kommer kunna nå för dels råd och tips kring dina ärenden och eftersom juristerna är knutna tätt i organisationen så kan kunden alltid få den bästa juridiska rådgivning när så behövs. Våra jurister har lång processerfarenhet och är vana att jobba tätt ihop med inkasso för att få den bästa sömlösa helhetsupplevelsen för kunden. Alla som jobbar inom Observa har lång erfarenhet inom branschen och vet vikten av bra rådgivning och att fokusera på att behålla kundens kund.